La fiche de poste de l'Office Manager

La fiche de poste de l'Office Manager

Temps de lecture: 
4

Souvent confondu avec l’Assistant de direction, le métier d’Office Manager se démocratise peu à peu en France, après avoir été exporté des Etats-Unis où il a été créé. Souvent présents dans les PME et startups, on fait appel à lui pour gérer énormément de sujets… Mais qu’est-ce qu’un Office Manager au juste ? Que fait-il concrètement ? Toutes les réponses avec la fiche de poste du métier d’Office Manager. Vous pourrez désormais expliquer le poste d’Office Manager à votre grand-mère.

Un poste ultra-polyvalent

Aux States, on les appelle « super Assistant de direction ». C’est évocateur quant à la réalité du métier. En effet, il s’agit d’un poste extrêmement polyvalent : secrétaire, comptable, responsable administratif, chargé des ressources humaines, designer des bureaux… l’Office Manager a toutes les casquettes et doit répondre à toutes les demandes ! On l’attribue également à la responsabilité du bien-être des collaborateurs au sein de l’entreprise, on parle alors d’Happiness Management (oui encore un anglicisme, désolé mais ce n’est pas nous qui choisissons). Les missions varient beaucoup selon les entreprises et leurs activités.

L’Office Manager a de nombreux interlocuteurs : collaborateurs, fournisseurs, clients… à tel point que c’est parfois difficile pour lui de rester seul afin de se concentrer sur des missions qui demandent calme et réflexion. Il ne compte pas ses heures et on attend de lui qu’il soit toujours disponible pour ses collègues, ainsi il doit s’adapter aux horaires de ceux-ci.

En bref, il assure le bon fonctionnement de l’entreprise et le bien-être des collaborateurs. Accessoirement, il assure aussi la sauvegarde de l’emploi du temps de son boss, mais beaucoup moins qu’un(e) Assistant(e) de Direction qui est davantage dans l’opérationnel qu’un Office Manager.

Quelles sont les qualités et compétences requises ?

Avec une telle polyvalence, vous imaginez bien que ce poste demande de nombreuses qualités et compétences.

Tout d’abord, l’autonomie est une qualité primordiale. En effet, si on fait appel à un Office Manager, ce n’est pas pour qu’il aille poser des questions toutes les 5 minutes à son boss, qui l’a justement embauché pour gagner du temps. Il doit pouvoir trouver lui-même l’information et avancer rapidement.

Il doit également être à l’aise avec la technologie, ses missions demandant une certaine aisance avec celle-ci. Ceci est d’autant plus vrai pour les Office Manager qui travaillent dans des entreprises de Technologies & Services (ce qui est d’ailleurs très souvent le cas, c’est un point que nous abordons dans notre rapport Office Manager Superstar, le rapport sur l’Office Management en 2018).

L’Office Manager doit être force de proposition, et ne pas se contenter d’appliquer de façon bête et méchante ce qu’on lui dit, il va plus loin et pousse ses idées auprès de la direction. Il a le sens des responsabilités et sait gérer ses projets.

Enfin il va sans dire que l’Office Manager doit faire preuve d’une grande polyvalence, mais ça vous l’aviez deviné.

Formation Office Manager

Autant vous le dire tout de suite : il n’existe pas de formation à proprement dit entièrement dédiée au métier d’Office Manager. Rassurez-vous cependant, des études en management restent très adaptée : BTS Assistant Manager, BTS Assistant de Gestion PME-PMI ou diplôme équivalent.

Une licence ou un Master en Management peut parfois être demandé si les responsabilités sont particulièrement importantes.

Au-delà du diplôme, c’est surtout l’expérience qui est importante. Un passage par un poste d’Assistant de Direction, ou autre poste similaire est donc une plue-value certaine afin d’être recruté.  

Salaire Office Manager

Le plus intéressant : combien qu’on gagne de pépettes ? Et bien ça dépends. Pour un nouvel arrivant, on peut prétendre à un salaire entre 26 000 et 32 000 euros. Pour un Office Manager plus expérimenté, les salaires vont de 35 000 à 50 000 euros.

50% Ressources Humaines, administratif et Communication interne (de 9h30 à 13h)

  • Gestion des absences et congés = répondre 12 fois par jour "non" à la question "Dis, j'ai des RTT ou pas ?"
  • Gestion des avantages sociaux = Prendre un air compatissant et hocher la tête lorsque l'on vient vous voir pour dire que les tickets-restaurants sont trop chers. Prendre la même posture avec ceux qui trouvent qu'ils ne sont pas assez chers.
  • Gestion des process onboarding et offboarding = expliquer au recruté que tout ce que l'on lui a promis lors des entretiens ne se passera pas exactement de la même façon !
  • Interface avec l’OPCA (formation et contrat pro) = essayer d'obtenir les formations gratuites pour tous les salariés à potentiels. Essayer de ne pas les obtenir pour les autres !
  • Projets : proposer et mettre en place des idées pour améliorer les process, la communication, les events, etc... (intégration, offboarding, recrutement, etc…)
  • Communication interne : coordination newsletter, participation au programme des séminaires, animation réseau social de l’entreprise,...

40% Office & Team Life (de 14h à 17h)

  • Coordination de la maintenance et du bon fonctionnement des espaces et du matériel en relation avec le propriétaire, les fournisseurs (ménage,...) et le service IT sur nos deux bureaux 
  • Planification et gestion du budget office management
  • Gestion des achats (déco, courses, fruits, café, sodas, fontaine à eau, fournitures...)
  • Assurer que les conditions de santé et sécurité au travail sont respectées
  • Organisation des évènements (2 séminaires annuel) et petites attentions pour nos collaborateurs (anniversaires, pot de départ, pay day apéro,...)

10% Assistant Direction Générale

(de 17h à 9h30, dans les transports, les embouteillages, en changeant les enfants, avant de se coucher, pendant sa pause-déjeuner ...)

  • Gestion agenda, déplacements et note de frais

  • La Relance des Impayés = expliquer

Cette liste n'est bien sûr pas exhaustive, puisque les Office Manager doivent savoir tout faire !

  • La tenue des dossiers du personnel,
  • Le suivi, la collecte et la transmission des éléments variables de paie (congés, RTT, absences...),
  • La gestion et le suivi comptable,
  • L'interface avec les commissaires aux comptes, 
  • La facturation et le suivi des états de comptes de trésorerie,
  • Le suivi des dossiers et projets marketing, 
  • L'élaboration et le suivi des tableaux de bord, reportings etc.,
  • Le suivi des paiements internationaux,
  • Le suivi des dossiers de financement,
  • L'interface avec la maison mère, 
  • La préparation et le suivi des dossiers administratifs et juridiques,
  • La relecture et vérification des contrats et rapports,
  • La gestion des services généraux,
  • Le suivi et la négociation des contrats de prestataires.

D'AUTRES ARTICLES TROP COOL !

Vous avez du mal à expliquer votre job d'Office Manager à votre grand-mère ? Découvrez notre lettre à lui adresser ;)...Lire la suite
Meilleur employeur de l'année, meilleure performance RSE, meilleure campagne marketing ... il n'y a que pour les...Lire la suite
Les Office Managers et Manageuses sont sans doute les salariés de l'entreprise aux spectres les plus larges. C'est...Lire la suite

The Must Read List