Comment utiliser la matrice d’Eisenhower

Comment utiliser la matrice d’Eisenhower

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Sur Magic Office, nous faisons régulièrement référence à la matrice d’Eisenhower, en tant qu’outil indispensable pour gérer votre temps et prioriser vos tâches. Et pourtant, ô sacrilège, nous n’y avions jamais consacré un article ! Voilà désormais chose faite. Découvrez comment utiliser cet outil pour gérer votre temps de la manière la plus efficace !

Pourquoi utiliser la matrice d’Eisenhower ?

Imaginez-vous arriver un mardi matin au bureau : votre agenda est bien rempli pour la journée. Mais en plus de cela, des demandes additionnelles de vos collègues et de votre boss viennent s’ajouter : vous ne savez même plus par où commencer ! Résultat, vous n’arrivez pas à vous concentrer sur une seule tâche et vous êtes stressé. Same old story.

Le stress lié au temps est la source de stress la plus répandue : on a trop de travail à faire en trop peu de temps. La solution ? La matrice d’Eisenhower qui permet de prioriser vos tâches et déterminer lesquelles sont vraiment essentielles. Tout dans cet outil est basé sur un principe : urgent VS important, de façon à gérer son temps efficacement et d’améliorer sa capacité à gérer les priorités

Et pour la petite anecdote à sortir au prochain événement d’Office Manager, Dwight D. Eisenhower était le 34° président des Etats-Unis. Lors d’un discours, il a déclaré « J’ai deux types de problèmes : l’urgence et l’importance. L’urgent n’est pas important et l’important n’est jamais urgent ». La légende était née.

eisenhower

Urgent et important : quelles différences ?

La distinction entre urgent et important est essentielle pour appliquer la matrice d’Eisenhower, pour ne pas avoir de délais trop serrés, minimiser le stress et surtout, pour gagner en productivité. En effet, il s’agit de se consacrer à des tâches importantes, et pas seulement à des tâches urgentes.

Important : les tâches importantes sont celles qui nous conduisent à atteindre nos objectifs. Tout simplement.

Urgent : les tâches urgentes demandent une attention immédiate. Bien souvent, elles permettent non pas d’atteindre nos propres objectifs, mais ceux des autres. C’est souvent les tâches sur lesquelles on se consacre en priorité, car ne pas les traiter à des conséquences immédiates (grosso modo : vous vous faites gueuler dessus car vous avez du retard).

L’idée avec la matrice d’Eisenhower est de différencier les tâches importantes des tâches urgentes, pour venir contrer notre tendance naturelle à nous consacrer à des tâches urgentes, mais sans importance. Il s’agit de prendre du recul et de hiérarchiser. En bref, d’arrêter de jouer les pompiers en permanence. Ainsi, on dispose de davantage de temps pour faire ce qui est essentiel à l’atteinte de nos objectifs et à notre succès.

Utiliser la matrice d’Eisenhower

Prêt à assurer une bonne gestion de votre planning et à gérer vos priorités de manière ultra efficace ? Pour commencer, listez tout ce que vous avez à faire. Si vous utilisez une to-do list, basez-vous sur celle-ci. Listez tout ce qui vous prend du temps au travail, même si cela vous paraît sans importance. Prenez ensuite chaque tâche, et placez-les dans une des 4 cases du schéma ci-dessous.

matrice d'eisenhower

Important et Urgent

On commence par les tâches en priorité 1 : celles qui sont importantes ET urgentes. Bon, il ne va pas falloir traîner, c’est clairement les tâches qu’il faut exécuter maintenant.

Mais dans cette catégorie, on peut encore distinguer deux sous-ensembles de tâches :

  • celles qui n’auraient pas pu être prévues (un dossier important et urgent qui arrive à la dernière minute un vendredi soir à 17h30…ça vous parle ?)
  • celles que vous auriez pu avoir prévues, mais sur lesquelles vous avez procrastiné jusque-là.

Pour ce deuxième type de tâche, vous pourriez les éliminer en planifiant vos actions à l’avance et en évitant la procrastination (plus facile à dire qu’à faire, c’est sûr…).

En revanche, il est clair qu’il y aura toujours des imprévus et des sollicitations de dernière minute : « il faut à tout prix que tu me fasses ça pour avant-hier ! ». Après tout, vous êtes Office Manager ! La meilleure technique est alors de réserver dans votre emploi du temps des créneaux pour la gestion des imprévus : 2 heures par semaine, 4h par semaine… À vous de définir la bonne durée à prévoir en fonction de la capacité de vos collègues et de votre boss à vous solliciter au dernier moment.

L’idée est d’éviter au maximum de se retrouver avec des tâches importantes ET urgentes, car vous n’avez pas le choix : vous devez vous y consacrer illico. Réfléchissez à comment vous pouvez davantage planifier vos tâches importantes, avant que celles-ci ne deviennent urgentes.

Important, mais pas urgent

Ce sont donc les tâches qui vous permettent d’accomplir vos objectifs.

Encore une fois, assurez-vous de planifier ces tâches, pour pouvoir les traiter correctement avant qu’elles deviennent urgentes. Elles sont essentielles à votre succès ! Même si paraît évident, la planification est primordiale pour maîtriser son temps.

Pas important, mais urgent

Les tâches non importantes mais urgentes, le vrai coupable de votre manque de temps et de votre stress ! Ce sont elles qui vous empêchent de passer du temps sur les tâches importantes, et donc d’atteindre vos objectifs. Dans la mesure du possible, essayer de déléguer ses tâches, même si bien sûr, en tant qu’Office Manager, ce n’est pas toujours évident.

Très souvent, ce genre de tâche vient des autres personnes, ce sont des demandes que l’on vous fait. Vous faites face à des interruptions, dont vous vous seriez bien passés. Parfois, il convient de tout simplement répondre « non » à ces personnes, ou de les inciter à s’en occuper elle-même. Pour cela, il y a l’art et la manière, on vous explique tout dans notre article « Apprendre à dire non quand on est Office Manager »

Une autre façon de voir les choses est d’organiser des points réguliers avec les personnes qui vous font régulièrement ce genre de demande au dernier moment (appelons-les les enquiquineurs, pour rester poli). L’idée est de régler toutes les demandes d’un coup lors de ces réunions, pour éviter d’être interrompu lorsque vous travaillez sur des tâches importantes. Vous pouvez ainsi rester concentré plus longtemps sur celles-ci.

Pas important et pas urgent

Bon, là, on est dans des tâches quasi inutiles, des distractions. Si c’est envisageable, supprimez tout simplement ces tâches de votre to-do list : après tout, quelle conséquence, si ce n’est des conséquences positives dans votre gestion du temps et votre efficacité professionnelle ?

Tout comme les tâches pas importantes mais urgentes, ce sont souvent des personnes tierces qui vous en font la demande. Même principe, apprenez à dire non au maximum à ce genre de tâche. Lorsque les gens observent que vous avez des objectifs clairs et définis, et une organisation militaire, ils y réfléchissent à deux fois avant de vous interrompre pour une demande sans importance.

 

Voilà tout ! La matrice d’Eisenhower est l’outil idéal pour définir vos priorités, gagner du temps, être efficace, et s’éviter un stage de 18 mois en gestion du stress. L’essayer, c’est l’adopter !

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